Comment réussir l’organisation d’un événement associatif ?

Un événement associatif est un bon moyen pour une association loi de 1901 de concrétiser son projet : se faire connaitre du public, faire un appel aux dons pour financer ses activités, enrôler de nouveaux membres bénévoles, etc. Concrétiser un tel projet n’est pas facile car elle demande de l’énergie et du temps. Ci-après quelques conseils utiles afin que cette manifestation associative devienne une réussite.

La définition des objectifs

La nature de l’événement à organiser dépend de l’objectif de l’association loi de 1901 inscrit dans son statut. Pour une association culturelle, une manifestation culturelle est la plus appropriée. Pour une association sportive, l’organisation d’une compétition sportive est la plus logique. Afin de garantir sa réussite, tous les membres doivent être mis à contribution lors de son organisation.

Établissement d’un planning pour le projet

Ce planning peut être réalisé conjointement avec une agence événementielle de Paris. Il consiste à déterminer la date de l’événement associatif, les personnes à cibler, le nombre approximatif des participants, le budget à dépenser, les supports de communication, la répartition des tâches, les imprévus, etc.  Il faut maintenir la cohésion entre tous les membres afin de garantir le succès de la manifestation.

Les obligations légales relatives à un événement associatif

Lorsqu’une association décide d’organiser un événement public ou une manifestation dans un lieu public, elle est soumise à une certaine obligation légale. Il faudra déposer une déclaration préalable dûment signée par le président de l’association auprès de la mairie de la commune sous un certain délai. Une demande de licence de débit de boissons temporaire et le respect d’une bonne hygiène alimentaire sont obligatoires si elle souhaite tenir une buvette le jour J. Lorsque le nombre de participants à l’événement va au-delà de 1 500 personnes, la mise en place d’un service d’ordre est obligatoire.

Les supports de communication à utiliser

Plusieurs canaux permettent à l’association de faire connaitre son événement associatif : réseaux sociaux, média audiovisuel, flyers à partager par les bénévoles dans les rues et les grandes surfaces, affiches, banderoles, etc. Il ne faut pas oublier d’y insérer les logos des sponsors s’il y en a. Quelques invitations doivent être envoyées à certaines personnes considérées comme importantes ainsi qu’à celles dont la présence est vivement souhaitée.
Que l’événement associatif soit gratuit ou payant, il faut toujours prévoir un billet d’entrée. En plus des tickets manuels, il faudra prévoir un service de billetterie sur internet afin d’éviter les bousculades et les débordements à l’entrée le jour J. Ce système facilitera le comptage des participants et les recettes.

Des fiscalités avantageuses pour l’événement associatif

Comme l’association loi 1901 est à but non lucratif, les recettes qu’elle obtiendra dans le cadre de 6 événements associatifs annuels seront exonérées d’impôts commerciaux à condition de ne pas dépasser 62 250€ hors TVA. Il en est de même pour les subventions et les rémunérations y afférentes.